Tự tin giao tiếp qua điện thoại

Tự tin giao tiếp qua điện thoại

Tự tin giao tiếp qua điện thoại

Làm việc trong một công ty Nhật Bản, các bạn có bị căng thẳng mỗi khi nhận điện thoại gọi đến không? Ngoài yếu tố tiện lợi là kết nối người nói và người nghe ở khoảng cách xa, điện thoại cũng có những đặc tính gây khó khăn cho người sử dụng. Đó là việc bạn chỉ có thể giao tiếp thông qua từ ngữ và thính giác mà không thể phán đoán được bằng mắt. Chính vì vậy, để đạt được sự trao đổi tích cực và hiệu quả qua điện thoại, bạn cần phải chú ý và quan tâm đến nhiều yếu tố hơn.

1. Kỹ năng TIẾP NHẬN cuộc gọi:

A. Những kỹ năng cần thiết:

giao tiep qua dien thoai

B. Tại sao?

→Nếu trong vòng 3 tiếng chuông gọi đến mà bạn không bắt máy, thì điều đó sẽ gây ấn tượng xấu về công ty. 

→Việc trò chuyện qua điện thoại một cách rành mạch, âm thanh rõ ràng sẽ dễ giúp bạn ghi điểm với người gọi, từ đó quyết định họ có muốn tiếp tục nói chuyện với bạn nữa không.  

→Hãy sử dụng bút và giấy ghi chú để không bị bỏ sót những thông tin được trao đổi. 

→Và tốt nhất là từ bỏ thói quen vừa nghe điện thoại vừa làm chuyện khác, vì rất có thể việc bạn thiếu tập trung sẽ bị người gọi nhận thấy. 

C. Những trường hợp cụ thể:

giao tiep qua dien thoai

giao tiep qua dien thoai


2. Nếu bạn được nhờ “Bạn có thể nhắn lại giúp tôi được không”, thì hãy lấy sổ ghi chú và chép lại nội dung được nghe.

Nhận điện thoại từ ai? Vào lúc mấy giờ?

Nội dung truyền đạt nói về việc gì?
Có cần thiết phải gọi lại cho đối phương hay không?
Viết tên của chính mình (để người nhận biết được ai đã ghi chú)
giao tiep qua dien thoai

2. Kỹ năng THỰC HIỆN cuộc gọi đi

A. Những kỹ năng cần thiết:

  • Lời chào hỏi qua điện thoại cần phải ngắn gọn, súc tích
  • Thông tin rõ ràng những chi tiết cần thiết như tên, chức vụ, bô phận và yêu cầu của người thực hiện cuộc gọi
  • Hỏi thăm tình hình của đối phương, xác nhận tình trạng hiện tại người đó có thể nói chuyện được hay không
  • Truyền đạt rành mạch các yêu cầu, và không làm lãng phí thời gian của đối phương
  • Cuối cùng, gửi lời cảm ơn đối phương đã dành thời gian tiếp chuyện hoặc lời chào để kết thúc
  • Đặt ống nghe xuống một cách nhẹ nhàng

B. Tại sao?

→Việc chào hỏi qua điện thoại cần cố gắng thực hiện đơn giản, để có thể bắt ngay vào chủ đề chính.

→Nên xác nhận tình trạng của người đó hiện tại như thế nào, có thể tiếp điện thoại được không. Tùy tình huống cụ thể mà chúng ta cân nhắc việc gọi lại vào khi khác. Ngay cả lúc truyền đạt yêu cầu hoặc tóm tặt điểm chính của câu chuyện, hãy cố gắng để không làm lãng phí thời gian của họ.

→Xác nhận điểm chính của câu chuyện vừa nói với đối phương và kết thúc bằng những câu xã giao lịch sự như “Xin chân thành cảm ơn”/ “Xin nhờgiúp đỡ”. 

→Khi  khi cúp máy, hãy cố gắng đặt ống nghe xuống một cách nhẹ nhàng, tráng gây ra tiếng “Cạch” lớn vì sẽ rất thất lễ.

Lưu ý: 

  • Âm vực của giọng nói, thái độ tích cực, nụ cười trên môi cũng gây ảnh hưởng lớn đến người nghe nên các bạn hãy lưu ý để có cuộc điện thoại tạo được ấn tượng tốt nhất.
  • Người Nhật cũng thường tránh gọi điện thoại vào những giờ sau: vào lúc sáng sớm, ngoài giờ làm việc và thời gian đối tác sắp ra về.
  • Cần chuẩn bị sẵn các tài liệu liên quan đến vấn đề sắp bàn bạc trước khi gọi điện thoại
  • Để tránh trường hợp sau khi cúp máy mới nhận ra có một số việc quên nói, nên liệt kê ra giấy ghi chú những việc cần bàn, vừa nói chuyện vừa đánh dấu vào danh sách.

C. Trường hợp cụ thể

giao tiep qua dien thoai


giao tiep qua dien thoai


3. TẠM KẾT

Thông qua cách nhân viên tiếp nhận hay thực hiện cuộc gọi, ấn tượng về công ty có thể được xác định theo hai hướng trái ngược nhau. Nguyên nhân lớn nhất là do không thể nhìn thấy mặt nhau nên việc trao đổi qua điện thoại sẽ trở nên qua loa, và chính ấn tượng có vẻ như không mấy quan tâm, không đáng tin cậy có thể sẽ làm mất đi sự tín nhiệm đối với toàn thể công ty. Thông qua việc chú ý chi tiết kỹ lưỡng từng chút một, sự trưởng thành và thuần thục của bản thân cũng được nâng lên. Hãy cố gắng ghi nhớ những kỹ năng trên để ngày càng tự tin hơn trong giao tiếp điện thoại, đồng thời tạo cho mình phong cách làm việc thật chuyên nghiệp các bạn nhé!

Hợp tác nội dung

CÔNG TY TNHH PASONA TECH VIỆT NAM

Tp.Hồ Chí Minh: Tầng M, e-town, 
364 CộngHòa, P.13, Q. Tân Bình
Tel: (08) 3812 7150

Hà Nội: Phòng 526, tầng 5, Sentinel Place, 
41 Lý TháiTổ, Q. Hoàn Kiếm
Tel: (04) 3938 8796

Current issue

KILALA vol.22

Chỉ từ 100.000 VND, bạn sẽ nhận được 6 số Kilala giao tận nhà và một trong những phần quà hấp dẫn.

KILALA vol.21 KILALA vol.21
KILALA vol.20 KILALA vol.20
KILALA vol.19 KILALA vol.19
KILALA vol.18 KILALA vol.18
KILALA vol.17 KILALA vol.17
KILALA vol.16 KILALA vol.16
KILALA vol.15 KILALA vol.15
KILALA vol.14 KILALA vol.14
KILALA vol.13 KILALA vol.13
KILALA vol.12 KILALA vol.12
Đặt báo Kilala dài hạn
go Top